Dienst ersetzen

Welche Dienste ausfallen

Unter jeder Abwesenheit listet Rostify die geplanten Dienste der Person im Abwesenheitszeitraum – über alle Dienststellen, ohne Bürodienste.

Darstellung	Bedeutung
Roter Balken, rotes Kürzel	Der Dienst ist noch nicht ersetzt und liegt heute oder in der Zukunft.
Bitte informieren + Dienststelle	Der Dienst gehört zu einer anderen Dienststelle. Informieren Sie deren Supervisor; hier ist keine Aktion möglich.
Initial mit grünem Haken	Ersetzt. Die Infokarte nennt, wer ersetzt und wer eingetragen hat.
Initial auf ockerfarbenem Grund	Teilweise ersetzt (stundenweise).
NIL	Kein Ersatz nötig.
Gelbes Dreieck	Möglicher Überhang – an diesem Tag sind insgesamt mehr Dienste eingeteilt als das Schema verlangt.
Rotes Dreieck	Überhang – genau dieser Dienst ist öfter besetzt als im Schema.

Zwei Wege

Solange ein Dienst offen ist, stehen neben ihm zwei Schaltflächen:

• Sprechblase Workflow starten – öffnet die Überstunden-Anfrage: Sie wählen Empfänger, setzen eine Vergabefrist und sammeln Meldungen.
• Pfeil Weiter ohne Workflow – Sie vergeben den Dienst sofort selbst, ohne Anfrage.

Ist das monatliche SMS-Kontingent Ihrer Organisation aufgebraucht, ist die Sprechblase grau (SMS Limit erreicht). Der Weg über den Pfeil bleibt offen.

Nach der Wahl erscheint in der Zeile ein Status-Symbol und das Ersatz-Formular.

Ersatz eintragen

1. Dienst: Vorausgewählt ist der ganze ausgefallene Dienst. Für einen Teilersatz wählen Sie eine Stundenzahl von 0,5 bis 13 Stunden; dann erscheint das Feld Beginn (lcl).
2. Initial der Person, die einspringt – oder NIL, wenn kein Ersatz nötig ist.
3. Optional eine Anmerkung zur Überstunde (bis 30 Zeichen).
4. Klicken Sie auf SPEICHERN. Läuft eine Anfrage mit Frist, heißt die Schaltfläche SPEICHERN & INFORMIEREN – siehe Überstunden-Anfrage.

Bestätigung: Danke! Ersatz eingetragen. Der Dienst erscheint im Plan der Person als Überstunde, im Supervisor-Board mit rotem (ganz) oder ockerfarbenem (teilweise) Initial.

Was Rostify prüft

Meldung	Bedeutung
The entered person can´t replace itself	Die abwesende Person kann sich nicht selbst ersetzen.
Die Person muss bereits arbeiten.	Sie hat an dem Tag schon eine Überstunde – oder einen Dienst, und Sie vergeben einen ganzen Dienst. Stundenweise Vergabe neben einem Dienst ist möglich.
Das Initial existiert nicht!	Tippfehler oder die Person gehört nicht zur Dienststelle.

Danach prüft Rostify Ruhezeit, Dienste in Folge, Wochenstunden und Stunden in Folge. Wird eine Grenze überschritten, speichert Rostify trotzdem und zeigt eine Warnung, zum Beispiel CAUTION – troubels with minimum rest between shifts. Anyway…. Die Verantwortung liegt dann bei Ihnen.

Ersatz rückgängig machen

Vergebene Überstunden löschen Sie unter Zeit in der Liste Überstunden. Der Dienst ist danach in der Abwesenheitsliste wieder offen.